Ze względu na ich powszechność, gdyż są jednym z podstawowych narzędzi pracy PR-owca, czasami podchodzimy do ich organizacji, czy to jako agencja PR  czy jako firma, rutynowo i sztampowo. A tymczasem warto w natłoku spraw pamiętać o kilku podstawowych sprawach, które podkreślą nasz profesjonalizm podczas. 1 – Zawsze zdefiniuj cel konferencji. Media nie chcą słuchać fraz typu „lider rynku” w odmianie przez wszystkie przypadki. Czy nie robimy jej tylko dlatego, że prezes chciałby za wszelką cenę zaistnieć w mediach, albo nasz marketing uważa, że zmiana koloru opakowania to rewolucja? 2 – Zawartość: zwołuj konferencje tylko wtedy, gdy masz coś bardzo ciekawego do powiedzenia – ale ciekawego z perspektywy mediów, nie firmy. Inaczej dziennikarze będą wściekli, bo zmarnujesz ich czas. Coraz mniej ludzi pracuje w redakcjach, więc nie mogą chodzić na konferencje tak często, jak kiedyś. Muszą pisać i zarabiać; nie zapominajmy, że media dziś to po prostu przedsiębiorstwa. 3 – Starannie dobieraj i szkol mówców i prezenterów, zwłaszcza ekspertów technicznych – autoprezentacja i wystąpienia publiczne bywają trudne dla nieprzygotowanych. Mogą oni być doskonałymi specjalistami w swoich dziedzinach, ale nudnymi mówcami. Naucz ich, co wolno mówić, a czego nie oraz tego, aby nie obrażali dziennikarzy stwierdzeniami typu: „Panie redaktorze, widzę, że jednak nie do końca Pan rozumie te zasady”. A zdarza się to częściej, niż powinno… 4 – Nie ulegaj wewnętrznym naciskom i „parciu na szkło” typu: „Ja chcę, żeby wystąpił XYZ, bo to mój zastępca”, albo „…bo on nad tym projektem pracował najwięcej”, albo „…bo nie mogę jej dać podwyżki, ale dzięki temu występowi będzie się czuła dumna i doceniona”. To  PR-owiec dobiera odpowiednich mówców. 5 – Unikaj stołów prezydialnych nakrytych zielonym suknem. A jeśli musisz z jakichś powodów takowy mieć – kontroluj liczbę osób siedzących za nim oraz ogólnie proporcję osób z organizacji do zaproszonych dziennikarzy. Często na spotkania medialne próbują się podłączyć wszyscy kuzyni królika z firmy – zwłaszcza z marketingu – i może się ich zjawić więcej niż dziennikarzy. Pilnuj: tylko te osoby z organizacji, które są wymagane z Twojego punktu widzenia mają prawo być obecne. 6 – Media niechętnie dzielą się swoimi pytaniami publicznie podczas konferencji, bo potrzebują tzw. „newsa”, najlepiej na wyłączność. Dlatego zaplanuj mnóstwo czasu po konferencji na indywidualne rozmowy z prezenterami i innymi przedstawicielami firmy. 7 – Wszyscy mówcy i prezenterzy – z prezesem i członkami zarządu włącznie – MUSZĄ pozostać do dyspozycji mediów po konferencji tak długo, jak długo media będą tego wymagać. Nie wolno im znikać po 10-15 minutach, bo mają inne zajęcia, spotkanie z ministrem albo samolot do Frankfurtu. 8 – Ze względu na niechęć mediów do dzielenia się swoimi pytaniami  nie panikuj, jeśli podczas konferencji nie padnie zbyt dużo pytań. Jednak zawsze miej przygotowane jakieś neutralne, niezaczepne pytanie otwarte, które sam, jako prowadzący, możesz zadać któremuś z prelegentów, gdyby – po ogłoszeniu sesji pytań i odpowiedzi – przez dłużej niż kilka sekund panowała martwa cisza. 9 – Każde spotkanie medialne powinno się zacząć najpóźniej około godz. 12.30. Dziennikarze muszą mieć czas, żeby zrobić materiał, czy to pisany czy filmowy. Nawet najnowsze techniki mobilne niewiele tu pomogą. Chyba że nie chcesz, aby się cokolwiek z konferencji ukazało, wtedy nawet godz. 15.00 w piątek jest możliwa… Ale po co robić taką „konfę”? 10 – Nigdy nie przekładaj ani nie odwołuj raz ogłoszonej konferencji – to zabije Twoją i Twojej organizacji wiarygodność. Dlatego zaplanuj wszystkie szczegóły zanim zwołasz konferencję – nigdy na odwrót, z nadzieją, że jednak ktoś przyjdzie. 11 – Pamiętaj: spotkanie prasowe to nie odczytanie stanowiska. Bądź przygotowany pod każdym względem; dziennikarze zawsze zadadzą pytania poboczne, zwłaszcza jeśli coś ciekawego wokół firmy się dzieje. Niedopuszczalne są odpowiedzi typu: „Jutro dostaniecie stosowne stanowisko w tej sprawie”, „Muszę to sprawdzić z moją księgową”, „To pytanie nie dotyczy tematu naszej konferencji”, itp. 12 – Sprawdź datę i godzinę przed wysłaniem zaproszeń, aby Twoja konferencja nie pokrywała się z innym ważnym medialnie wydarzeniem. Wystarczy telefon sprawdzający do zaprzyjaźnionego dziennikarza z branży. Jeśli Twoja konkurencja coś w tym samym czasie organizuje i już dziennikarzy zaprosiła, to do Ciebie raczej oni nie przyjdą. 13 – Miejsce spotkania – zawsze dobieraj pod kątem łatwego dojazdu i zagwarantowanej możliwości parkowania. Atrakcyjna lokalizacja na dalekich przedmieściach, albo w ścisłym centrum, ale bez zapenionego parkingu, nikogo z ważnych dziennikarzy nie przyciągnie. 14 – Zawsze osobiście sprawdź miejsce konferencji, jeśli go jeszcze nie znasz. Nigdy nie polegaj jedynie na rekomendacjach albo kolorowych broszurkach. Każdy klient, każda organizacja, każdy powód spotkania z mediami jest inny i indywidualny i wymaga indywidualnego podejścia. Tylko TY znasz te potrzeby najlepiej – tylko TY będziesz odpowiedzialny, jeśli coś nie wyjdzie. 15 – Jeśli organizujesz konferencję w hotelu lub dużym centrum konferencyjno-wystawienniczym ZAWSZE sprawdź, czy ktoś ma imprezę obok Twojej sali, jak również  kto to jest i co to za impreza. Sąsiedztwo targów bielizny erotycznej, czy  głośna muzyka hiphopowa dobiegająca z sali obok, podczas gdy Twój dyrektor finansowy ogłasza wyniki roczne nie będą mile widzianym akcentem. 16 – Miejsce konferencji musi być odpowiednio duże, przewietrzone i klimatyzowane (uwaga: hotele i restauracje ZAWSZE oszczędzają na klimatyzacji i trzeba je zmuszać do jej włączenia!). Czy przewidziałeś odpowiednią przestrzeń na specjalne stanowiska dla kamer, kabiny dla tłumaczy, odpowiednią przestrzeń na stoły z cateringiem, przy których nie trzeba się będzie tłoczyć?